Archiv regulačních a referenčních materiálů - to je automatizovaný systém vytváření, schvalování, publikování a strukturovaného ukládání všech regulačních a referenční materiálů firmy.

Tento systém může výrazně zkrátit čas na vytvoření, publikování, vyhledávání a zpracování předpisů; zvýšit efektivitu zaměstnanců; zaručit bezpečnost a spolehlivost skladování, a také určit přístupová práva k předpisům.

Možnosti a výhody:

  • Vytváření regulačních a referenčních dokumentů podle vzoru s automatickým vyplňováním formulářů na základě informace poskytnutých v elektronickém dokumentu
  • Víceúrovňové ukládání regulačních a referenčních dokumentů. Možnost pohybovat dokumenty v úložišti
  • Flexibilní určení přístupových práv k dokumentům na základě roli a úřadu zaměstnanců, druhu dokumentů (veřejné nebo neveřejné), jej typu a stavu
  • Možnost ukládat balíky různých typů dokumentů (Word, PDF, Excel, PowerPoint, Visio) v rámci stejného dokumentu
  • Možnost publikování dokumentů na portálu organizace po procesu schvalování/potvrzení
  • Flexibilní vyhledávání uskladněných dokumentů podle různých atributů. Možnost exportovat výsledky vyhledávání ve formátu MS Excel
  • Funkce bilaterálních vztahů (linek) mezi různými dokumenty
  • Automatická kontrola lhůt platnosti dokumentů. Možnost automatického oznámení informace a úkolů souvisejícím zaměstnancům po skončení lhůty platnosti dokumentu
  • Automatické zjištění cesty pro schvalování/potvrzení v souladu s informací pro typ a tvůrce dokumentu
  • Systém pravidelných připomenutí pro zaměstnance v případě, že úkol v přiděleném čase nebyl splněn, s možností odeslání oznámení vedoucímu
  • Možnost automatického schválení/potvrzení, jestli schvalující promeškal lhůtu pro schválení
  • Automatické vytvoření dokladu o schválení s možností uložení nebo vytisknutí
  • Možnost automatického generování zpráv o stavu schvalování některých dokumentů a posílaní pravidelné zprávy o něj vedoucím
  • Automatické vytvoření registračních čísel podle předem definovaných pravidel
  • Automatické publikování schváleného dokumentu v náležitém archivu v souladu s vlastností dokumentu
  • Funkce kontroly verze dokumentů
  • Fixace všech akcí s dokumentem v historii dokumentu
  • Zkrácení doby pro vytváření, vyhledávání a zpracování regulačních a referenčních dokumentů
  • Zlepšení efektivity zaměstnanců zákazníka
  • Zjednodušení interakce pracovníků různých oddělení zákazníka v procesu práce se předpisy
  • Posilování kontroly nad výkonnou disciplínou zaměstnanců
  • Transparentnost obchodních procesů
  • Sledování stavů, termínů a průběhu vykonání předpisů
  • Bezpečnost a spolehlivost ukládání dat a určení přístupu k regulačním a referenčním dokumentům

Proč pracovat s námi?

  • Více než 7 let zkušeností z práce s platformami
  • Všichni naši odborníci jsou certifikované vývojáři platformy Sharepoint, a naše společnost je partnerem společnosti Microsoft
  • Více než 30 úspěšně splněné projekty, vlastní produkty na platformě SharePoint
  • Zkušenosti v navrhování vysoce naložených systémů (až 5000 souběžných uživatelů)
  • Expertiza a dostupnost hotových řešení pro finanční sektor, energetické koncerny, správcovské společnosti
  • Plný rozsah služeb pro vývoj a zavádění — od výzkumu a vytvoření obchodních požadavků do implementace a podpory řešení
  • Funkčnost systémů zahrnuje spektrum základních obchodních procesů organizací a umožňuje konfiguraci obchodních procesů a systémů podle požadavků zákazníka
  • Vlastní infrastruktura pro řízení projektů