Právně významná správa dokumentů

Právně významným dokumentem je dokument používaný jako důkaz podnikání nebo jiné činnosti, jejíž obsah je jistě vnímán jako skutečný. Pravost právně významných dokumentů je ověřována elektronickými podpisy a elektronickými pečetěmi.

Právně významná elektronická správa dokumentů je plnohodnotný systém, který umožňuje vytvářet, přijímat, schvalovat, ověřovat a posílat právně významné dokumenty.

Tento systém umožňuje podstatně zkrátit dobu pro vytváření, kontrolu, vyhledávání a zpracování právně významných dokumentů; zvýšit efektivitu práce zaměstnanců; zajistit bezpečnost a spolehlivost ukládání informací a vymezit přístupová práva k právně významným dokumentům.

• Podpora možnosti zahájení schválení PVD externím systémem. Integrace s externími systémy
• Systém automaticky sestaví vizualizaci dokumentů a seznam účastníků postupu schválení / podepisování na základě údajů o typu dokumentu a organizacích, které jsou stranami smlouvy
• Vytvoření standardních dokumentů na základě šablony s automatickým vyplněním polí na základě informací zadaných v elektronické podobě dokumentu
• Automatické určení mapy podnikového procesu na základě informací o typu dokumentu
• Automatické určení účastníků obchodních procesů na základě informací o autorovi dokumentu
• Systém pravidelných připomenutí pro zaměstnance v případě, že úkol v přiděleném čase nebyl splněn, s možností odeslání oznámení vedoucímu
• Možnost automaticky schvalovat, jestli od schvalovacího žádného jednání není třeba
• Automatické vytvoření dokladu o schválení s možností uložení nebo vytisknutí
• Možnost automaticky generovat zprávy o stavu schválení určitých dokumentů a pravidelné zasílání takových zpráv manažerům
• Automatické generování evidenčních čísel podle stanovených pravidel
• Možnost ukládat dokumenty do víceúrovňového archivu
• Flexibilní vymezení přístupových práv k dokumentům v závislosti na úloze a postavení zaměstnance, druhu dokumentu (veřejném nebo neveřejném), typu dokumentu a jeho stavu

• Možnost ukládat balíčky různých typů souborů (Word, PDF, Excel, Powerpoint, Visio) do stejného dokumentu
• Možnost publikovat dokumenty na portálu organizace po dokončení schvalovacího procesu
• Flexibilní vyhledávání dokumentů v úložišti podle různých atributů. Možnost exportovat výsledky vyhledávání do formátu MS Excel
• Funkce bilaterálních vztahů (linek) mezi různými dokumenty
• Funkce kontroly verze dokumentů
• Fixace všech akcí s dokumentem v historii dokumentu
• Zkrácení doby pro vytváření, vyhledávání a zpracování standardních dokumentů
• Vedení a uchování papírového archivu právně významných dokumentů není potřebné
• Zlepšení efektivity zaměstnanců zákazníka
• Zjednodušení interakce pracovníků různých oddělení zákazníka v procesu práce se standardními dokumenty
• Posilování kontroly nad výkonnou disciplínou zaměstnanců
• Transparentnost obchodních procesů
• Sledování stavů, termínů a průběhu vykonání standardních dokumentů
• Bezpečnost a spolehlivost ukládání dat a určení přístupu k dokumentům

• Více než 7 let zkušeností z práce s platformami
• Všichni naši odborníci jsou certifikované vývojáři platformy Sharepoint, a naše společnost je partnerem společnosti Microsoft
• Více než 30 úspěšně splněné projekty, vlastní produkty na platformě SharePoint
• Zkušenosti v navrhování vysoce naložených systémů (až 5000 souběžných uživatelů)

• Expertiza a dostupnost hotových řešení pro finanční sektor, energetické koncerny, správcovské společnosti
• Plný rozsah služeb pro vývoj a zavádění — od výzkumu a vytvoření obchodních požadavků do implementace a podpory řešení
• Funkčnost systémů zahrnuje spektrum základních obchodních procesů organizací a umožňuje konfiguraci obchodních procesů a systémů podle požadavků zákazníka
• Vlastní infrastruktura pro řízení projektů