Právně významným dokumentem je dokument používaný jako důkaz podnikání nebo jiné činnosti, jejíž obsah je jistě vnímán jako skutečný. Pravost právně významných dokumentů je ověřována elektronickými podpisy a elektronickými pečetěmi.

Právně významná elektronická správa dokumentů je plnohodnotný systém, který umožňuje vytvářet, přijímat, schvalovat, ověřovat a posílat právně významné dokumenty.

Tento systém umožňuje podstatně zkrátit dobu pro vytváření, kontrolu, vyhledávání a zpracování právně významných dokumentů; zvýšit efektivitu práce zaměstnanců; zajistit bezpečnost a spolehlivost ukládání informací a vymezit přístupová práva k právně významným dokumentům.

Možnosti a výhody:

  • Podpora možnosti zahájení schválení PVD externím systémem. Integrace s externími systémy
  • Systém automaticky sestaví vizualizaci dokumentů a seznam účastníků postupu schválení / podepisování na základě údajů o typu dokumentu a organizacích, které jsou stranami smlouvy
  • Vytvoření standardních dokumentů na základě šablony s automatickým vyplněním polí na základě informací zadaných v elektronické podobě dokumentu
  • Automatické určení mapy podnikového procesu na základě informací o typu dokumentu
  • Automatické určení účastníků obchodních procesů na základě informací o autorovi dokumentu
  • Systém pravidelných připomenutí pro zaměstnance v případě, že úkol v přiděleném čase nebyl splněn, s možností odeslání oznámení vedoucímu
  • Možnost automaticky schvalovat, jestli od schvalovacího žádného jednání není třeba
  • Automatické vytvoření dokladu o schválení s možností uložení nebo vytisknutí
  • Možnost automaticky generovat zprávy o stavu schválení určitých dokumentů a pravidelné zasílání takových zpráv manažerům
  • Automatické generování evidenčních čísel podle stanovených pravidel
  • Možnost ukládat dokumenty do víceúrovňového archivu
  • Flexibilní vymezení přístupových práv k dokumentům v závislosti na úloze a postavení zaměstnance, druhu dokumentu (veřejném nebo neveřejném), typu dokumentu a jeho stavu
  • Možnost ukládat balíčky různých typů souborů (Word, PDF, Excel, Powerpoint, Visio) do stejného dokumentu
  • Možnost publikovat dokumenty na portálu organizace po dokončení schvalovacího procesu
  • Flexibilní vyhledávání dokumentů v úložišti podle různých atributů. Možnost exportovat výsledky vyhledávání do formátu MS Excel
  • Funkce bilaterálních vztahů (linek) mezi různými dokumenty
  • Funkce kontroly verze dokumentů
  • Fixace všech akcí s dokumentem v historii dokumentu
  • Zkrácení doby pro vytváření, vyhledávání a zpracování standardních dokumentů
  • Vedení a uchování papírového archivu právně významných dokumentů není potřebné
  • Zlepšení efektivity zaměstnanců zákazníka
  • Zjednodušení interakce pracovníků různých oddělení zákazníka v procesu práce se standardními dokumenty
  • Posilování kontroly nad výkonnou disciplínou zaměstnanců
  • Transparentnost obchodních procesů
  • Sledování stavů, termínů a průběhu vykonání standardních dokumentů
  • Bezpečnost a spolehlivost ukládání dat a určení přístupu k dokumentům

Proč pracovat s námi?

  • Více než 7 let zkušeností z práce s platformami
  • Všichni naši odborníci jsou certifikované vývojáři platformy Sharepoint, a naše společnost je partnerem společnosti Microsoft
  • Více než 30 úspěšně splněné projekty, vlastní produkty na platformě SharePoint
  • Zkušenosti v navrhování vysoce naložených systémů (až 5000 souběžných uživatelů)
  • Expertiza a dostupnost hotových řešení pro finanční sektor, energetické koncerny, správcovské společnosti
  • Plný rozsah služeb pro vývoj a zavádění — od výzkumu a vytvoření obchodních požadavků do implementace a podpory řešení
  • Funkčnost systémů zahrnuje spektrum základních obchodních procesů organizací a umožňuje konfiguraci obchodních procesů a systémů podle požadavků zákazníka
  • Vlastní infrastruktura pro řízení projektů