SX-Archive je elektronická úschovna dokumentů

SX-Archive je elektronická úschovna dokumentů pro finanční instituce a podniky, organizace veřejného sektoru, která umožňuje automatizovat nejdůležitější funkce archivních činností, zaručuje bezpečné, zorganizované a řízené ukládání, vyhledávání a používání různých typů dokumentů. Systém zajišťuje řízení životního cyklu dokumentu od okamžiku příchodu až do konce období uchovávání údajů v souladu s nomenklaturou věcí záležitostí organizace.

Systém SX-Archive je implementován na základě platformy Alfresco Community, která je jedním z lídrů v segmentu Enterprise Content Management.

SX-Archive má potřebné nástroje pro integraci s dalšími informačními systémy: kancelář zaměstnance, elektronické systémy pro správu dokumentů, portálová řešení, automatizované obchodní procesy uschovávání, šíření a výměny informací atd.

Systém umožňuje provádět další nastavení nezbytná pro vývoj systému. Také systém zpřístupňuje další funkce, která umožňuje provádět nastavení zákazníkem. V rámci zavedení systému je uživatelům, obchodním manažerům a technickým administrátorům systému poskytováno školení. V případě potřeby lze provést další optimalizaci systémových procesů nebo vývoj dalších funkcí.

Funkčnost systému bere v úvahu požadavky legislativního rámce, jakož i moderní problémy týkající se uchovávání dat a kybernetické bezpečnosti.

Základní archivní funkce:

Obecné vlastnosti:

  • Tenký klient
  • Adaptivní design - možnost pracovat s archivem z mobilních zařízení
  • Přehled dokumentů bez otevírání aplikací třetích stran
  • Možnost vytvářet konfigurace tolerantní k chybám
  • Možnost nasadit řešení v úplně volném prostředí (OS, DB)

Vytvoření a vedení nomenklatury věcí:

  • Vytvoření konsolidované nomenklatury věcí
  • Vytvoření nomenklatury věcí strukturních jednotek
  • Vytvoření nomenklatury na základě nomenklatury z předchozích let
  • Vytvoření tiskové formy nomenklatury věcí
  • Schvalování nomenklatury věcí
  • Manažer nomenklatury věcí

Práce s věcmi, svazky, dokumenty:

  • Karty věcí, svazků, dokumentů, tiskových forem karet
  • Konstruktér číslování věcí
  • Přeformátování věcí
  • Uzavření věcí, práce s věcmi, vedení cirkulujících věcí
  • Vytvoření a schvalování popisů
  • Dokumenty do archivu:

  • Registrace dokumentů
  • Skenování papírových dokumentů, včetně automatické skenování
  • Tisk čárových kódů
  • Žádost o prioritním skenování
  • Import do archivu elektronických dokumentů, včetně dokumentů s digitálním podpisem

  • Vyhledávání věcí / svazků / dokumentů, včetně fulltextové vyhledávání
  • Vedení auditu / logování operací pro všechny složky archivu
  • Vytvoření a schvalování prohlášení o zničení dokumentů
  • Převod věcí mezi jednotky
  • Vytvoření dokladů o převzetí

Vydání a vrácení:

  • Proces vydávání věcí / svazků / dokumentů
  • Návrat věcí / svazků / dokumentů
  • (Volitelně) - převod dokumentu na externí archiv (například, outsourcingový) / návrat z archivu

Zprávy:

  • Evidenční kniha příjmů a odchodů dokumentů
  • Statistická zpráva podle jednotek, nomenklatury věcí
  • Další nastavení 5 zpráv

Integrace s externími systémy:

  • REST API pro všeobecné použití:
  • Import dokumentu do archivu
  • Stažení obsahu dokumentu z archivu
  • Stažení dokumentu z archivu s doprovázející metainformací ve formátu XML

  • Otevření archivních webových stránek z externích systémů:
  • Otevření obsahu dokumentu
  • Otevření karty dokumentu

  • Import modelu skupiny / role z adresářů LDAP
  • Nahrání organizační strukturu z externích HR systémů - SAP

Model uživatelských rolí / bezpečnostní model:

  • Nahrání skupinového modelu / modelu uživatelských rolí z externích systémů
  • Konfigurovatelná matice přístupových práv z hlediska organizační struktury, rolí, nomenklatury věcí
  • Podpora elektronických podpisů