Archiv von Referenzmaterialien ist ein automatisiertes System zur Erstellung, Genehmigung, Veröffentlichung und strukturierten Speicherung aller Referenzmaterialien des Unternehmens.

Dieses System ermöglicht die Zeit zum Erstellen, Veröffentlichen, Suchen und Verarbeiten von Referenzmaterialen erheblich zu reduzieren; die Effizienz der Arbeit der Mitarbeiter zu erhöhen; Sicherheit und Zuverlässigkeit der Speicherung von Informationen sowie Festlegung von Zugriffsrechten für Referenzmaterialen zu gewährleisten.

Funktionen und Vorteile:

  • Erstellung von normativen Referenzdokumenten nach Vorlagen mit automatischer Ausfüllung von Vorlagenfeldern auf der Grundlage der in der elektronischen Form des Dokuments eingegebenen Informationen
  • Mehrstufiger Speicher für normative und Referenzdokumentation. Möglichkeit, Dokumente im Speicher zu verschieben
  • Flexible Abgrenzung der Zugriffsrechte auf Dokumente in Abhängigkeit von der Rolle und Position des Mitarbeiters, der Art des Dokuments (öffentlich oder nicht öffentlich), seines Typs und Status
  • Möglichkeit, verschiedene Arten von Dokumentenpaketen (Word, PDF, Excel, PowerPoint, Visio) in einem Dokument zu speichern
  • Möglichkeit, Dokumente auf dem Portal der Organisation nach dem Abstimmungs- / Genehmigungsprozess zu veröffentlichen
  • Flexible Suche nach Dokumenten im Speicher für verschiedene Attribute. Möglichkeit, Suchergebnisse im MS-Excel-Format zu exportieren
  • Funktionalität der bilateralen Verbindungen (Links) zwischen verschiedenen Dokumenten
  • Das System der automatischen Kontrolle über die Aktualität der Dokumente. Möglichkeit zum automatischen Senden von Nachrichten und Aufgaben an verantwortliche Mitarbeiter nach dem Ablaufdatum des Dokuments
  • Automatische Bestimmung des Abstimmungs-/Genehmigungsweges basierend auf Informationen über den Typ und Autor des Dokuments
  • Vorhandensein eines Systems von regelmäßigen Erinnerungen an den Mitarbeiter im Falle der Nichterfüllung von Aufgabe in der zugewiesenen Zeit, mit der Möglichkeit, eine Nachricht an seinen Vorgesetzten zu senden
  • Die Fähigkeit, automatisch zu abstimmen / zu genehmigen, wenn keine Handlung seitens desjenigen, der zustimmen muss, erfolgt
  • Automatische Ausstellung der Genehmigung mit der Fähigkeit, zu speichern oder zu drucken
  • Möglichkeit, automatisch Berichte über den Status der Genehmigung bestimmter Dokumente zu erstellen und Berichte regelmäßig an Manager zu senden
  • Automatische Registrierung von Registrierungsnummern gemäß den angegebenen Regeln
  • Automatische Veröffentlichung eines genehmigten Dokuments in der erforderlichen Struktur des Archivs, abhängig von den Attributen des Dokuments
  • Funktionen zur Versionskontrolle von Dokumenten
  • Fixierung von alle Dokumentenaktionen in der Geschichte des Dokuments
  • Zeitreduzierung zum Erstellen, Suchen und Bearbeiten von Standarddokumenten
  • Effizienzerhöhung der Mitarbeiter des Kunden
  • Vereinfachung der Interaktion von Mitarbeitern verschiedener Kundenabteilungen bei der Arbeit mit normativen Dokumenten
  • Stärkung der Kontrolle von Leistungsdisziplin des Mitarbeiters
  • Sicherstellung der Transparenz von Geschäftsprozessen
  • Verfolgung des Status, des Termins und des Fortschritts normativer Dokumente
  • Gewährleistung der Sicherheit und Zuverlässigkeit der Informationsspeicherung, Abgrenzung des Zugangs zu normativen Dokumenten

Vorteile der Zusammenarbeit mit uns:

  • Mehr als 7 Jahre Erfahrung mit der Plattform
  • Alle unsere Spezialisten der Sharepoint-Plattform sind zertifizierte Entwickler, unser Unternehmen hat den Status eines Microsoft-Partners
  • Mehr als 30 erfolgreiche Projekte, eigene Produkte, die auf der Sharepoint-Plattform entwickelt wurden
  • Erfahrung in der Entwicklung hochbelasteter Systeme (bis zu 5000 gleichzeitige Benutzer)
  • Expertise und Verfügbarkeit von vorgefertigten Lösungen für die Finanzindustrie, Energiekonzerne, Management-Unternehmen
  • Eine vollständige Palette von Entwicklungs- und Implementierungsservices - von der Überprüfung und Vorbereitung von Geschäftsanforderungen bis zur Implementierung und Unterstützung der Lösung
  • Die Funktionalität der Systeme deckt die Bandbreite der grundlegenden Geschäftsprozesse von Organisationen ab und ermöglicht die Geschäftsprozesse und Systeme an die Kundenanforderungen anzupassen
  • Eigene Infrastruktur für die Projektführung