Rechtgültiges Dokument ist ein Dokument, das als Bestätigung der geschäftlichen bzw. sonstigen Tätigkeit verwendet wird, dessen Inhalt zweifelfrei als authentisch anerkannt wird. Die Echtheit der rechtsgültigen Dokumente wird durch elektronische Unterschriften und Siegel beglaubigt.

Der rechtsgültige elektronische Dokumentenverkehr ist das ganzheitliche System, das ermöglicht, die rechtsgültigen Dokumente zu erstellen, zu empfangen, zu vereinbaren, zu prüfen und zu senden.

Das vorliegende System ermöglicht wesentlich die Zeit zur Erstellung, Kontrolle, Suche und Verarbeitung der rechtsgültigen Dokumente einzusparen; Effektivität der Arbeit von Mitarbeitern zu erhöhen; die Sicherheit und Zuverlässigkeit der Informationsspeicherung zu gewährleisten, sowie die Zugriffsrechte zu rechtsgültigen Dokumente abzugrenzen.

Funktionen und Vorteile:

  • Unterstützung einer Option des Initialisierens der Abstimmung von RGDV durch das Außensystem. Integration mit Außensystemen
  • Das System bildet automatisch die Visualisierung des Dokuments und Liste der Teilnehmer der Abstimmung/Unterzeichnung auf Basis der Angaben über Dokumentenart und Organisationen, die die Vertragsparteien sind
  • Erstellung der Normungsdokumente nach Vorlagen mit automatischer Ausfertigung der Textbausteinfelder auf Grundlage der Informationen, die in die elektronische Schriftform eingetragen sind
  • Automatische Feststellung der Route des Ablaufs des Geschäftsvorganges auf Grund der Informationen über die Dokumentenart
  • Automatische Feststellung der Teilnehmer des Geschäftsvorganges auf Grund der Informationen über den Urkundenverfasser
  • Das Vorhandensein eines Systems von regelmäßigen Erinnerungen an den Mitarbeiter im Falle der Nichterfüllung der Aufgabe in der vorgesehenen Zeit, mit der Möglichkeit, eine Nachricht an seinen Vorgesetzten zu senden
  • Möglichkeit der automatischen Abstimmung/Bestätigung im Falle des Fehlehens der Aktivitäten seitens der abstimmenden Person
  • Automatische Ausstellung der Genehmigung mit der Fähigkeit, zu speichern oder zu drucken
  • Möglichkeit der automatischen Erstellung von Berichten über den Status der Abstimmung jeglicher Dokumente und regelmäßiger Versendung solcher Berichte an die Entscheidungsträger
  • Automatische Bildung der Registriernummer nach vorgegebenen Regeln
  • Möglichkeit der Aufbewahrung von Dokumenten im mehrstufigen Archiv
  • Funktionen zur Versionskontrolle von Dokumenten
  • Flexible Abgrenzung nach Zugriffsrechten zu Dokumenten abhängig von Rolle und Dienststelle des Mitarbeiters, Dokumentenart (öffentlich bzw. nichtöffentlich), Dokumentenart und seines Zustandes
  • Möglichkeit der Aufbewahrung von Dokumentenpaketen verschiedener Arten (Word, PDF, Excel, Powerpoint, Visio) im Rahmen eines Dokuments
  • Möglichkeit Veröffentlichung der Dokumente auf dem Web-Portal der Organisation nach dem Ablauf des Vorganges der Abstimmung/Bestätigung
  • Flexible Suche nach den Dokumenten im Datenlager nach verschiedenen Attributen. Möglichkeit des Exports der Suchergebnisse ins Dateiformat MS Excel
  • Funktionalität der bilateralen Verbindungen (Links) zwischen verschiedenen Dokumenten
  • Fixierung von alle Dokumentenaktionen in der Geschichte des Dokuments
  • Fehlen einer Notwendigkeit der Aufbewahrung von Papierarchiv der rechtsgültigen Dokumente
  • Zeitersparnis auf Erstellung, Suche und Verarbeitung der Standarddokumente
  • Effizienzerhöhung der Mitarbeiter des Kunden
  • Vereinfachung der Interaktion zwischen Mitarbeitern verschiedener Kundenabteilungen bei der Arbeit mit Standarddokumenten
  • Stärkung der Kontrolle von Leistungsdisziplin des Mitarbeiters
  • Sicherstellung der Transparenz von Geschäftsprozessen
  • Verfolgung des Status, des Termins und des Fortschritts von Dokumenten
  • Gewährleistung der Sicherheit und Zuverlässigkeit der Informationsspeicherung, Abgrenzung des Zugriffs auf Dokumente

Vorteile der Zusammenarbeit mit uns:

  • Mehr als 7 Jahre Erfahrung mit der Plattform
  • Alle unsere Spezialisten der Sharepoint-Plattform sind zertifizierte Entwickler, unser Unternehmen hat den Status eines Microsoft-Partners
  • Mehr als 30 erfolgreiche Projekte, eigene Produkte, die auf der Sharepoint-Plattform entwickelt wurden
  • Erfahrung in der Entwicklung hochbelasteter Systeme (bis zu 5000 gleichzeitige Benutzer)
  • Expertise und Verfügbarkeit von vorgefertigten Lösungen für die Finanzindustrie, Energiekonzerne, Management-Unternehmen
  • Eine vollständige Palette von Entwicklungs- und Implementierungsservices - von der Überprüfung und Vorbereitung von Geschäftsanforderungen bis zur Implementierung und Unterstützung der Lösung
  • Die Funktionalität der Systeme deckt die Bandbreite der grundlegenden Geschäftsprozesse von Organisationen ab und ermöglicht die Geschäftsprozesse und Systeme an die Kundenanforderungen anzupassen
  • Eigene Infrastruktur für die Projektführung