SX-Archive ist ein elektronisches Dokumentenspeichersystem

SX-Archive ist ein elektronisches Dokumentenspeichersystem für Finanzinstitutionen und Unternehmen, Organisationen des öffentlichen Sektors. Dieses System ermöglicht die Automatisierung der wichtigsten Funktionen von Archivierungsaktivitäten, sowie gewährleistet sichere, kontrollierbare und steuerbare Speicherung, Suche und Verwendung verschiedener Arten von Dokumenten. Es bietet auch den gesteuerten Lebenszyklus des Dokuments ab dem Ende der Aufbewahrungsfrist gemäß dem Aktenplan der jeweiligen Organisation.

Das System SX-Archive wird auf der Grundlage der Plattform der Alfresco Community implementiert, die zu den führenden Anbietern im Bereich Enterprise Content Management gehört.

SX-Archive verfügt über die notwendigen Werkzeuge für die Integration mit den anderen Informationssystemen: Account des Mitarbeiters, elektronische Dokumentenmanagementsysteme, Portallösungen, automatisierte Geschäftsprozesse wie Speicherung, Datentransfer und Datenaustausch usw.

Mit diesem System können Sie zusätzliche Einstellungen vornehmen, die für die Entwicklung des Systems erforderlich sind. Es besitzt auch zusätzliche Funktionen, inklusive diejenigen, die sich auf der Seite des Kunden befindlich sind. Während der Implementierung des Systems werden dessen Benutzer sowie technische und kaufmännische Administratoren geschult. Bei Bedarf kann zusätzliche Optimierung der Systemprozesse bzw. Entwicklung zusätzlicher Funktionalitäten vorgenommen werden.

Die Funktionalität des Systems berücksichtigt alle Anforderungen des legislativen Rahmens sowie alle aktuellen Herausforderungen in Bezug auf Datenspeicherung und Datensicherheit.

Grundlegende Archivfunktionalität:

Allgemeine Eigenschaften:

  • Thin-Client;
  • Adaptives Design - Möglichkeit, von mobilen Geräten aus mit dem Archiv zu arbeiten
  • Vorschau von Dokumenten, ohne Anwendungen von Drittanbietern zu öffnen
  • Fähigkeit, fehlerbeständige Konfigurationen zu erstellen
  • Möglichkeit, Lösungen in einem vollständig freien Umgebungsstapel (OS, DB) bereitzustellen

Gestaltung und Führung des Aktenplanes:

  • Formung eines konsolidierten Aktenplanes
  • Bildung des Aktenplanes der Struktureinheiten
  • Aufstellung des Aktenplanes auf der Grundlage der Aktenpläne aus den früheren Jahren
  • Erstellung einer Druckform des Aktenplanes
  • Vereinbarung des Aktenplanes
  • Management des Aktenplanes

Arbeit mit Dateien, Aktenbänden und Dokumenten:

  • Karten von Einzelakten, Aktenbänden, Dokumenten, Druckformen der Karten
  • Nummerierung der Akten
  • Neugliederung der Akten
  • Schließung der Aktenfälle, Arbeit mit Akten, Führung von Übergangsakten
  • Gestaltung und Vereinbarung von Beschreibungen
  • Zu archivierende Dokumente:

  • Registrierung von Dokumenten
  • Scannen von Papierdokumenten, einschließlich Streaming-Scans
  • Ausdrucken von Strichcodes
  • Antrag für das vorrangige Scannen
  • Import der elektronischen Dokumente, einschließlich derer mit digitaler Signatur, ins Archiv

  • Suche nach Dateien / Aktenbänden / Dokumenten, einschließlich Volltextsuche
  • Führung des Audits / Protokoll der Operationen für alle Archivkomponenten
  • Gestaltung und Vereinbarung von Verwertungsnachweisen
  • Aktentransfer innerhalb Abteilungen
  • Formung eines Übergabeprotokolls

Herausgabe und Rückgabe:

  • Vorgang der Herausgabe von Akten / Aktenbänden / Dokumenten
  • Rückgabe von Akten / Aktenbänden / Dokumenten
  • (Optional) - Übergabe des Dokuments in ein externes Archiv (z. B. Outsourcing) / Rückgabe aus dem Archiv

Berichte:

  • Registerbuch für ein- und ausgehende Dokumente
  • Statistikbericht, bezogen auf Einheiten und Aktenplan
  • Zusätzliche Anpassung von 5 Berichten

Integration mit externen Systemen:

  • REST API für den allgemeinen Gebrauch:
  • Import des Dokuments ins Archiv
  • Herunterladen des Inhalts des Dokuments aus dem Archiv
  • Herunterladen des Dokuments mit begleitenden Metadaten im XML-Format aus dem Archiv

  • Öffnen von externen Systemen von Archiv-Webseiten:
  • Öffnen des Inhalts des Dokuments
  • Öffnen einer Dokumentenkarte

  • Importieren eines Gruppen- / Rollenmodells aus den LDAP-Verzeichnissen
  • Downloaden der Organisationsstruktur von externen HR-Systemen - SAP

Rollenmodell / Sicherheitsmodell:

  • Laden der Gruppenmodelle / Rollenmodelle von externen Systemen
  • Konfigurierbare Zugriffsrechte-Matrix, bezogen auf Organisationsstruktur, Rollen und Aktenplan
  • EDS-Unterstützung