Юридически значимый документ – это документ, используемый в качестве подтверждения деловой или иной деятельности, содержание которого безусловно воспринимается как подлинное. Подлинность юридически значимых документов заверяется электронными подписями и электронными печатями.

Юридически значимый электронный документооборот – это полноценная система, позволяющая создавать, получать, согласовывать, проверять и отправлять юридически значимые документы.

Данная система позволяет значительно сократить время на создание, контроль, поиск и обработку юридически значимых документов; повысить эффективность работы сотрудников; обеспечить безопасность и надежность хранения информации, а также разграничить права доступа к юридически значимым документам.

Возможности и преимущества:

  • Поддержка возможности инициации согласования ЮЗД внешней системой. Интеграция с внешними системами
  • Система автоматически строит визуализацию документа и список участников согласования/подписания на основе данных о типе документа и организациях, которые являются сторонами по договору
  • Создание типовых документов по шаблонам с автоматическим заполнением полей шаблона на основании информации, внесенной в электронную форму документа
  • Автоматическое определение маршрута прохождения бизнес-процесса на основании информации о типе документа
  • Автоматическое определение участников бизнес-процесса на основании информации об авторе документа
  • Наличие системы регулярных напоминаний сотруднику, в случае невыполнения задания в отведенное время, с возможностью отправки уведомления его руководителю
  • Возможность автоматического согласования/утверждения, в случае отсутствия действий со стороны согласующего
  • Автоматическое формирование листа согласования с возможностью сохранения или печати
  • Возможность автоматического формирования отчетов о статусах согласования тех или иных документов и регулярной отправки таких отчетов руководителям
  • Автоматическое формирование регистрационных номеров по заданным правилам
  • Возможность хранения документов в многоуровневом архиве
  • Гибкое разграничение по правам доступа к документам в зависимости от роли и должности сотрудника, вида документа (публичный или не публичный), типа документа и его состояния
  • Возможность хранения пакетов документов разных типов (Word, PDF, Excel, Powerpoint, Visio) в рамках одного документа
  • Возможность публикации документов на портале организации после прохождения процесса согласования/утверждения
  • Гибкий поиск документов в хранилище по различным атрибутам. Возможность экспортировать результаты поиска в MS Excel формат
  • Функционал двусторонних связей (ссылок) между различными документами
  • Функционал контроля версий документов
  • Фиксирование всех действий с документом в истории документа
  • Отсутствие необходимости держать бумажный архив юридически значимых документов
  • Сокращение времени на создание, поиск и обработку стандартных документов
  • Повышение эффективности работы сотрудников Заказчика
  • Упрощение взаимодействия сотрудников различных подразделений Заказчика в процессе работы с документами
  • Усиление контроля исполнительской дисциплины сотрудников
  • Обеспечение прозрачности бизнес-процессов
  • Отслеживание состояний, сроков и хода исполнения документов
  • Обеспечение безопасности и надежности хранения информации, разграничение доступа к документам

Преимущества работы с нами:

  • Более 7 лет опыт работы с платформой
  • Все наши специалисты на платформе Sharepoint - сертифицированые разработчики, наша компания имеет статус Microsoft-партнера
  • Более 30 успешно выполненнных проектов, наличие собственных продуктов, разработанных на платформах Sharepoint
  • Опыт проектирования высоконагруженных систем (до 5 000 одновременно работающих пользователей)
  • Экспертиза и наличие готовых решений для финансовой отрасли, энергетических концернов, управляющих компаний
  • Полный спектр услугу по разработки и внедрению - от обследования и составления бизнес-требований до внедрения и поддержки решения
  • Функциональность систем покрывает спектр основных бизнес-процессов организаций и позволяет выполнять настройку бизнес-процессов и систем под требования заказчика
  • Собственная инфраструктура для ведения проектов