SX-Archive - система электронного хранения документов

SX-Archive - система электронного хранения документов для финансовых учреждений и предприятий, организаций государственного сектора, которая позволяет автоматизировать наиболее критичные функции архивной деятельности, гарантирует безопасное, контролируемое и управляемое хранение, поиск и использование различных видов документов. Система обеспечивает управление жизненным циклом документа с момента его поступления до окончания срока хранения в соответствии с номенклатурой дел организации.

Система SX-Archive внедряется на базе платформы Alfresco Community, который является одним из лидеров в сегменте Enterprise Content Management.

SX-Archive имеет необходимые средства для интеграции с другими информационными системами: кабинетом сотрудника, системами электронного документооборота, портальными решениями, автоматизированными бизнес-процессами хранения, распространения и обмена информацией и т.д.

Система позволяет выполнять дополнительные настройки, необходимые для развития системы, и дополнительные функциональные возможности, в том числе силами Заказчика. В рамках внедрения системы проводится обучение пользователей системы, а также обучение бизнес и технических администраторов. В случае необходимости может выполняться дополнительная оптимизация процессов системы или разработка дополнительного функционала.

Функциональность системы учитывает требования законодательной базы, а также современные вызовы к хранению данных и кибербезопасности.

Базовая функциональность архива:

Общие возможности:

  • Тонкий клиент
  • Адаптивный дизайн - возможность работы с архивом с мобильных устройств
  • Предварительный просмотр документов без открытия сторонних приложений
  • Возможность построения отказоустойчивых конфигураций
  • Возможность развернуть решение в полностью бесплатном стеке окружения (ОС, БД)

Формирование и ведение номенклатуры дел:

  • Формирование сводной номенклатуры дел
  • Формирование номенклатуры дел структурных подразделений
  • Формирование номенклатуры на основе номенклатуры предыдущих лет
  • Формирование печатной формы номенклатуры дел
  • Согласование номенклатуры дел
  • Менеджер номенклатуры дел

Работа с делами, томами, документами:

  • Карточки дел, томов, документов, печатные формы карточек
  • Конструктор нумерации дел
  • Переформирования дел
  • Закрытие дел, работа с делами, ведение переходящих дел
  • Формирование и согласование описаний
  • Документы в архив:

  • Регистрация документов
  • Сканирование бумажных документов, включая потоковое сканирование
  • Печать бар-кодов
  • Заявка на приоритетное сканирование
  • Импорт в архив электронных документов, включая документы с цифровой подписью

  • Поиск дел / томов / документов, включая полнотекстовой поиск
  • Ведение аудита / журнала операций для всех компонентов архива
  • Формирование и согласование актов на уничтожение
  • Передача дел в подразделениях
  • Формирование акта приема-передачи

Выдача и возврат:

  • Процесс выдачи дел / томов / документов
  • Возвращение дел / томов / документов
  • (По желанию) - передача документа во внешней архив (например, аутсорсинговый) / возврат из архива

Отчеты:

  • Книга учета поступлений и выбытия документов
  • Статистический отчет в разрезе подразделений, номенклатуры дел
  • Дополнительная настройка 5 отчетов

Интеграция с внешними системами:

  • REST API общего назначения:
  • Импорт документа в архив
  • Выгрузка содержимого документа из архива
  • Выгрузка из архива документа с сопутствующей метаинформацией в формате XML

  • Открытие из внешних систем веб-страниц архива:
  • Открытие содержания документа
  • Открытие карточки документа

  • Импорт групповой / ролевой модели с LDAP-каталогов
  • Загрузка организационной структуры с внешних HR-систем - SAP

Ролевая модель / модель безопасности:

  • Загрузка групповой / ролевой модели с внешних систем
  • Конфигурируемые матрицы прав доступа, в разрезе организационной структуры, ролей, номенклатуры дел
  • Поддержка ЭЦП