Юридично значущий документ - це документ, який використовується в якості підтвердження ділової чи іншої діяльності, зміст якого безумовно сприймається як істинний. Справжність юридично значущих документів завіряється електронними підписами і електронними печатками.

Юридично значущий електронний документообіг - це повноцінна система, що дозволяє створювати, одержувати, погоджувати, перевіряти і відправляти юридично значущі документи.

Дана система дозволяє значно скоротити час на створення, контроль, пошук і обробку юридично значущих документів, підвищити ефективність роботи співробітників, забезпечити безпеку і надійність зберігання інформації, а також розмежувати права доступу до юридично значущих документів.

Можливості та переваги:

  • Підтримка можливості ініціації погодження ЮЗД зовнішньою системою. Інтеграція з зовнішніми системами
  • Система автоматично будує візуалізацію документа і список учасників погодження / підписання на основі даних про тип документа і організаціях, які є сторонами за договором
  • Створення типових документів на основі шаблонів. Автоматичне заповнення полів шаблону на підставі інформації, внесеної до електронної форми документа
  • Автоматичне визначення маршруту проходження бізнес-процесу на підставі інформації про тип документа
  • Автоматичне визначення учасників бізнес-процесу на підставі інформації про автора документа
  • Наявність системи регулярних нагадувань співробітнику у разі невиконання завдання у відведений час, з можливістю відправлення повідомлення його керівнику
  • Можливість автоматичного погодження / затвердження документа у разі відсутності дій з боку особи, яка погоджує
  • Автоматичне формування листа погодження з можливістю збереження або друку
  • Можливість автоматичного формування звітів про статуси погодження тих чи інших документів та регулярної відправки таких звітів керівникам
  • Автоматичне формування реєстраційних номерів за заданими правилами
  • Можливість зберігання документів в багаторівневому архіві
  • Гнучке розмежування прав доступу до документів в залежності від ролі і посади співробітника, структурного підрозділу (публічний або непублічний), типу документа і його стану
  • Можливість зберігання пакетів документів різних типів (Word, PDF, Excel, Powerpoint, Visio) в рамках одного документа
  • Можливість публікації документів на порталі організації після проходження процесу погодження / затвердження
  • Гнучкий пошук документів у сховищі за різними атрибутами. Можливість експортувати результати пошуку в MS Excel формат
  • Функціонал двосторонніх зв'язків (посилань) між різними документами
  • Функціонал контролю версій документів
  • Фіксування всіх дій з документом в історії документа
  • Відсутність необхідності тримати паперовий архів юридично значущих документів
  • Скорочення часу на створення, пошук і обробку стандартних документів
  • Підвищення ефективності роботи співробітників Замовника
  • Спрощення взаємодії співробітників різних підрозділів Замовника в процесі роботи з документами
  • Посилення контролю виконавської дисципліни співробітників
  • Забезпечення прозорості бізнес-процесів
  • Відстеження станів, термінів і ходу виконання документів
  • Забезпечення безпеки і надійності зберігання інформації, розмежування доступу до документів

Переваги роботи з нами:

  • Понад 7 років досвіду роботи з платформою
  • Всі наші фахівці платформи Sharepoint - сертифіковані розробники, наша компанія має статус Microsoft-партнера
  • Понад 30 успішно виконаних проектів, наявність власних продуктів, розроблених на платформі Sharepoint
  • Досвід проектування високонавантажених систем (до 5 000 одночасно працюючих користувачів)
  • Експертиза і наявність готових рішень для фінансової галузі, енергетичних концернів, компаній, що управляють
  • Повний спектр послуг з розробки і впровадження - від обстеження і складання бізнес-вимог до впровадження і підтримки рішення
  • Функціональність систем покриває спектр основних бізнес-процесів організацій і дозволяє виконувати налаштування бізнес-процесів і систем відповідно до вимог замовника
  • Власна інфраструктура для ведення проектів
  • Відповідаємо вимогам ISO 9001:2015 з управління якістю