SX-Archive - система електронного зберігання документів

SX-Archive - система електронного зберігання документів для фінансових установ та підприємств, організацій державного сектору, яка дозволяє автоматизувати найбільш критичні функції архівної діяльності, гарантує безпечне, контрольоване і кероване зберігання, пошук та користування різними видами документів. Система забезпечує управління життєвим циклом документа з моменту надходження до закінчення терміну зберігання відповідно до номенклатури справ організації.

Система SX- Archive впроваджується на базі платформи Alfresco Community, що є одним з лідерів в сегменті Enterprise Content Management.

SX- Archive має необхідні засоби для інтеграції з іншими інформаційними системами: кабінетом співробітника, системами електронного документообігу, портальними рішеннями, автоматизованими бізнес-процесами зберігання, поширення та обміну інформацією тощо. Система дозволяє виконувати додаткові налаштування, які забезпечать необхідний розвиток системи, і додаткові функціональні можливості, у тому числі власними силами Замовника. В рамках впровадження системи проводиться навчання користувачів системи, а також навчання бізнес та технічних адміністраторів. У разі необхідності може виконуватися додаткова оптимізація процесів системи або розробка додаткового функціоналу.

Функціональність системи враховує вимоги законодавчої бази, інших нормативних актів Національного банку та Міністерства юстиції України, а також сучасні виклики до зберігання даних та кібербезпеки.

Базова функціональність архіву:

Загальні можливості:

  • Тонкий клієнт
  • Адаптивний дизайн - можливість роботи з архівом з мобільних пристроїв
  • Попередній перегляд документів без відкриття сторонніх додатків
  • Можливість побудови відмовостійких конфігурацій
  • Можливість розгорнути рішення в повністю безкоштовному стеку оточення (ОС, БД;

Формування та ведення номенклатури справ:

  • Формування зведеної номенклатури справ
  • Формування номенклатури справ структурних підрозділів
  • Формування номенклатури на основі номенклатури попередніх років
  • Формування друкованої форми номенклатури справ
  • Узгодження номенклатури справ
  • Менеджер номенклатури справ

Робота зі справами, томами, документами:

  • Картки справ, томів, документів, друковані форми карток
  • Конструктор нумерації справ
  • Переформування справ
  • Закриття справ, робота зі справами, ведення перехідних справ
  • Формування та узгодження описів
  • Документи в архів:

  • Реєстрація документів
  • Сканування паперових документів, включаючи потокове сканування
  • Друк бар-кодів
  • Заявка на пріоритетне сканування
  • Імпорт в архів електронних документів, включаючи документи з цифровим підписом

  • Пошук справ / томів / документів, включаючи повнотекстової пошук
  • Ведення аудиту / журналу операцій для всіх компонентів архіву
  • Формування та погодження актів на знищення
  • Передача справ у підрозділи
  • Формування акту прийому-передачі

Видача і повернення:

  • Процес видачі справ / томів / документів
  • Повернення справ / томів / документів
  • (За бажанням) - передача документа в зовнішній архів (наприклад, аутсорсинговий)/ повернення з архіву

Звіти:

  • Книга обліку надходжень і вибуття документів
  • Статистичний звіт в розрізі підрозділів, номенклатури справ
  • Додаткове налаштування 5 звітів

Інтеграції з зовнішніми системами:

  • REST API загального призначення:
  • Імпорт документа в архів
  • Вивантаження вмісту документа з архіву
  • Вивантаження з архіву документа з супутньою метаінформацією в форматі XML

  • Відкриття із зовнішніх систем веб-сторінок архіву:
  • Відкриття вмісту документа
  • Відкриття картки документа

  • Імпорт груповий / рольової моделі з LDAP-каталогів
  • Завантаження організаційної структури з зовнішніх HR-систем – SAP

Рольова модель / модель безпеки:

  • Завантаження групової / рольової моделі з зовнішніх систем
  • Конфігуруються матриці прав доступу, в розрізі організаційної структури, ролей, номенклатури справ
  • Підтримка ЕЦП